Zahlungserinnerungen und Mahnungen
1. Allgemeine Information
Mahnungen gehören zum Alltag vieler Unternehmen. Sie sind notwendig, um Zahlungseingänge sicherzustellen, ohne Kundenbeziehungen unnötig zu belasten. Ein gut formulierter Mahnungstext schafft Transparenz, bleibt professionell und erhöht die Chance auf zeitnahe Begleichung der offenen Forderungen.
Eine Zahlungserinnerung und später eine Mahnung schreibt man, wenn eine Zahlung für eine offene Rechnung oder Forderung überfällig ist.
Typische Zeitpunkte:
- Nach dem Verzug: Sobald der Fälligkeitstermin verstrichen ist und der Kunde noch nicht bezahlt hat.
- Nach der ursprünglichen Zahlungsfrist, sofern vertraglich oder vereinbart (z. B. 7, 14 oder 30 Tage) nichts anderes festgelegt wurde.
2. Einstellungen in ibelsa
2.1 Mahnung Zahlungsziel
In den Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Hotel-Info - Rechnungseinstellungen kann der Kunde die Einstellung Mahnung Zahlungsziel (in Tagen) hinterlegen.
Der Kunde muss zunächst eine Zahlungserinnerung schreiben. Ab diesem Zeitpunkt zählen die Tage, bis der Kunde eine Mahnung schreiben muss.
2.2 Angepasste Texte
In den Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Hotel-Info - Angepasste Texte, kann der Kunde die Texte zu Zahlungserinnerungen und Mahnungen anpassen.
2.3 Eigene Templates
Ibelsa hat Standard-Templates in den Einstellungen - Templates für den Kunden hinterlegt.
Wie bearbeitet man Tempaltes - findest Du hier:
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Möchte der Kunde nun eigene Templates erstellen, ist folgendes wichtig zu wissen:
Da hier nur Dokumente (pdf) erzeugt werden, ist in der Datenbank keine eindeutige ID hinterlegt. Daher sucht das System nach einen bestimmten Bestandteil im Namen des Templates. Hier muss bei den eigenen Templates der Name angepasst werden. "Zahlungserinnerung_first_reminder" und "1. Mahnung_last_warning". Wichtig: Die Benennung ist deswegen wichtig, weil der Zahlungserinnerungen - Report ausschliesslich nach dem Namensbestandteilen sucht und bei abweichenden Benennungen keine Daten anzeigt.
3. Wie erstellt man eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung?
3.1 Debitor Rechnung erstellen
Der Kunde erstellt zunächst eine Debitoren-Rechnung. Der Gast muss nun innerhalb der Zahlungsfrist seinen offenen Rechnungsbetrag überweisen.
Weitere Informationen zur Debitorenverwaltung: https://ibelsa.atlassian.net/wiki/spaces/SUP/pages/145326163/Debitorenverwaltung+im+Cashmaster?search_id=c36388a3-78c0-4660-8fc4-ef60266667ed
3.2 Zahlungserinnerung schreiben
Der Kunde merkt, dass der Gast den offenen Betrag nicht innerhalb der Zahlungsfrist überwiesen hat.
Nun muss der Kunde eine Zahlungserinnerung an den Gast schicken. Dazu öffnet er über den Cash-Master oder über die Reservierung die Rechnung.
Über Dokumente herunterladen, kann er nun das Template für die Zahlungserinnerung auswählen und drucken.
3.3 Bericht - Zahlungserinnerung
Sobald die erste Zahlungserinnerung geschrieben wurde, wird dieser Gast auch in dem Bericht Zahlungserinnerungen angezeigt.
Weitere Informationen findest Du hier: Zahlungserinnerung
3.4 Mahnung schreiben
Hat der Gast seinen Betrag immer noch nicht überwiesen, kann der Kunde eine weitere Zahlungserinnerung schreiben oder direkt eine Mahnung.
Über Dokumente herunterladen, kann er nun das Template für die Mahnung auswählen und drucken.
In dem Bericht Zahlungserinnerungen wird nun auch das Datum der Mahnung ausgewiesen.
Achtung: Das Datum der Mahnung bezieht sich nicht auf den aktuellen Buchungstag. Er bezieht sich auf das richtige Datum.
3.5 Mahngebühr buchen
In Ibelsa werden Mahngebühren nicht automatisch gebucht, sobald der Kunde eine Mahnung schreibt.
Der Kunde muss diese nun über den Cash-Master oder über die Reservierung manuell buchen, indem er dort eine neue Rechnung öffnet und dieses Produkt hinzufügt.
(Produkt nicht vorhanden? Dann soll der Kunde ein neues Produkt in den Einstellungen erstellen.)
Wichtig ist, dass die Rechnung auch wieder mit der Zahlart “Debitor” geschlossen wird, da der Gast diesen Betrag nun zusätzlich überweisen muss.
3.6 Mahnung und zusätzliche Mahngebühr an den Gast schicken
Nun kann der Kunde die Mahnung und die Rechnung der Mahngebühr an den Gast schicken.
Wenn der Kunde über Ibelsa Rechnungen verschickt, so kann er einen zweiten Anhang (Rechnung der Mahngebühr) hinterlegen und somit die Mahnung und die neue Rechnung mit der Mahngebühr zusenden.
