Rechnung schließen

1. Rechnung schließen

Solange eine Rechnung noch offen ist, wird sie in der Rechnungsverwaltung mit einem roten Vorhängeschloss angezeigt. In diesem Zustand hat sie noch keine Rechnungsnummer, sondern nur eine Folio-Nummer.

Sobald eine Rechnung geschlossen wird, vergibt das System automatisch eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer, die nur einmal verwendet wird.

Eine Rechnung kann nur geschlossen werden, wenn der Saldo 0,00 € beträgt und mindestens eine Zahlung verbucht wurde. Ist dies nicht der Fall, bleibt der Button „Rechnung schließen und downloaden“ ausgegraut.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung zu schließen:

1. Zahlung buchen und gleichzeitig Rechnung schließen:
   Wenn Sie eine Zahlung verbuchen und dadurch der Saldo 0,00 € erreicht wird, können Sie die Rechnung direkt schließen. Wählen Sie nun eine Vorlage aus, mit der Sie diese Rechnung schließen möchten.

2. Zahlung erst buchen, später Rechnung schließen:

Sie können zunächst eine Zahlung buchen und die Rechnung später schließen, solange der Saldo weiterhin 0,00 € beträgt.

Klicken Sie dazu auf den Button „Rechnung schließen und downloaden“, welcher nun aktiv ist. Wählen Sie nun eine Vorlage aus, mit der Sie diese Rechnung schließen möchten.

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2. Rechnung via E-Mail senden

Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit ibelsa verbunden haben, können Sie Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Gäste senden.

Öffnen Sie dazu die Rechnungsverwaltung und klicken Sie auf „Rechnung schließen > E-Mail senden“.

Anschließend wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der die Rechnung geschlossen und an den Gast versendet wird.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie die Einstellungen für den E-Mail-Versand festlegen können:

• E-Mail-Adresse: Adresse des Rechnungsempfängers.
• Kopie (CC): Tragen Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse ein, wenn die Rechnung zusätzlich an eine andere Person gesendet werden soll.
• Blindkopie (BCC): Optional – hier kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die eine Kopie erhält, ohne dass andere Empfänger dies sehen.
• Betreff: Standardmäßig wird die Rechnungsnummer zusammen mit dem Vorlagennamen eingefügt. Der Betreff kann bei Bedarf angepasst werden.
• E-Mail-Template: Es wird automatisch die Standard-Rechnungsvorlage verwendet. Sie können jedoch auch eine andere Vorlage auswählen.
• E-Mail-Text: Wird aus dem gewählten Template übernommen und kann individuell angepasst werden.
• Anhang 2: Hier können Sie einen zusätzlichen Anhang hinterlegen, falls Sie z. B. zwei Rechnungen gleichzeitig versenden möchten.
• PDF-Vorschau: Schauen Sie sich die Rechnung zunächst einmal an, bevor Sie diese direkt an den Gast senden.

Anleitung, wie Sie Ihr E-Mail-Konto verknüpfen können: https://www.ibelsa.com/support/docs/ibelsa-e-mail-einstellungen/