Rechnung schließen
Solange eine Rechnung noch offen ist, wird sie in der Rechnungsverwaltung mit einem roten Vorhängeschloss angezeigt. In diesem Zustand hat sie noch keine Rechnungsnummer, sondern nur eine Folio-Nummer.
Sobald eine Rechnung geschlossen wird, vergibt das System automatisch eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer, die nur einmal verwendet wird.
Eine Rechnung kann nur geschlossen werden, wenn der Saldo 0,00 € beträgt und mindestens eine Zahlung verbucht wurde. Ist dies nicht der Fall, bleibt der Button „Rechnung schließen und downloaden“ ausgegraut.
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung zu schließen:
- Zahlung buchen und gleichzeitig Rechnung schließen:
Wenn Sie eine Zahlung verbuchen und dadurch der Saldo 0,00 € erreicht wird, können Sie die Rechnung direkt schließen. Wählen Sie nun eine Vorlage aus, mit der Sie diese Rechnung schließen möchten.
- Zahlung erst buchen, später Rechnung schließen
Sie können zunächst eine Zahlung buchen und die Rechnung später schließen, solange der Saldo weiterhin 0,00 € beträgt.
Klicken Sie dazu auf den Button Rechnung schließen und downloaden, welcher nun aktiv ist. Wählen Sie nun eine Vorlage aus, mit der Sie diese Rechnung schließen möchten.
Rechnung via E-Mail senden
Hier ist dein Text in einer klareren und leicht verständlicheren Form formuliert:
Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto mit ibelsa verbunden haben, können Sie Rechnungen direkt per E-Mail an Ihre Gäste senden.
Öffnen Sie dazu die Rechnungsverwaltung und klicken Sie auf „Rechnung schließen > E-Mail senden“.
Anschließend wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, mit der die Rechnung geschlossen und an den Gast versendet wird.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem Sie die Einstellungen für den E-Mail-Versand festlegen können:
- E-Mail-Adresse: Adresse des Rechnungsempfängers.
- Kopie (CC): Tragen Sie hier eine weitere E-Mail-Adresse ein, wenn die Rechnung zusätzlich an eine andere Person gesendet werden soll.
- Blindkopie (BCC): Optional – hier kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die eine Kopie erhält, ohne dass andere Empfänger dies sehen.
- Betreff: Standardmäßig wird die Rechnungsnummer zusammen mit dem Vorlagennamen eingefügt. Der Betreff kann bei Bedarf angepasst werden.
- E-Mail-Template: Es wird automatisch die Standard-Rechnungsvorlage verwendet. Sie können jedoch auch eine andere Vorlage auswählen.
- E-Mail-Text: Wird aus dem gewählten Template übernommen und kann individuell angepasst werden.
- Anhang 2: Hier können Sie einen zusätzlichen Anhang hinterlegen, falls Sie zB zwei Rechnungen gleichzeitig versenden möchten.
- PDF Vorschau: Schauen Sie sich die Rechnung zunächst einmal an, bevor Sie diese direkt an den Gast senden.
Anleitung, wie Sie ihr Mail Konto verknüpfen können: https://www.ibelsa.com/support/docs/ibelsa-e-mail-einstellungen/