Folio-Nummer / Rechnungsnummer
1. Folio-Nummer
Der Begriff Folio steht in der ibelsa-Rechnungsverwaltung für die Trennung von Zahlung und Rechnung. Diese (neue) Struktur bietet Ihnen mehr Flexibilität und Transparenz in der täglichen Arbeit.
Vorteile der Trennung von Zahlung und Rechnung:
- Flexible Rechnungserstellung: Eine Rechnung muss erst beim Checkout abgeschlossen werden – nicht schon beim Zahlungseingang. Dadurch lassen sich Rechnungsstornos bei Reservierungsänderungen vermeiden.
- Klarheit in der Buchhaltung: Sowohl inhaltlich als auch buchhalterisch sorgt die Trennung für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit.
- Zukunftssicherheit: Die Trennung bildet die technische Grundlage für die Anbindung eines Zahlungsdienstleisters.
1.1 Folio-Nummern verstehen
- Jede neu angelegte Rechnung – egal ob im Zusammenhang mit einer Reservierung oder als Passantenrechnung – erhält automatisch eine Folio-Nummer.
- Stammt die Rechnung aus einer Reservierung, sind Reservierungsnummer und Folionummer identisch.
- Über diese Nummer kann z. B. im Belegungsplan oder im Cockpit gesucht werden.
- Werden zu einer bestehenden Reservierung weitere Rechnungen erzeugt, werden die Folio-Nummern fortlaufend vergeben (z. B. 261-1, 261‑2, 261‑3 usw.).
- Die Folio-Nummer entsteht erst, wenn ein Produkt gebucht und die Änderung gespeichert wird.
2. Rechnungsnummer
Sobald eine Rechnung geschlossen wird, vergibt das System automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Rechnungsnummer ist eindeutig und wird nur ein einziges Mal zugewiesen.
Die geschlossenen Rechnungen werden mit einem grünen Vorhängeschloss versehen. Die Folio-Nummern bleiben weiterhin ersichtlich.
2.2 Aktuelle Rechnungsnummer einsehen und ändern
In den Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Hotel-Info > Rechnungseinstellungen können Sie die aktuelle Rechnungsnummer einsehen.
Wenn Sie den Zähler anpassen möchten, können Sie den angezeigten Wert überschreiben. Dabei ist zu beachten:
- Der Wert kann nur erhöht, nicht verringert werden.
- Ein Zurücksetzen ist nicht möglich, da dies zu doppelten Rechnungsnummern führen würde.
