ibelsaMobile
1. Allgemeine Informationen
Um allen Kunden unabhängig vom mobilen Endgerät die Möglichkeit zu geben, mobil auf ibelsaMobile zuzugreifen, kann das System über eine mobile Internetseite (Progressive Web App) genutzt werden. Diese kann von jedem internetfähigen Gerät aufgerufen werden.
Mit ibelsaMobile erhalten Sie per separatem Login schnellen Zugriff auf Kernfunktionen – ideal unterwegs oder für eingeschränkte Benutzergruppen.
Ziel: Wesentliche Betriebsereignisse im Blick, einfache Bedienung ausgewählter Features.
Sehen Sie ibelsaMobile live im Video:
2. Verfügbare Funktionen
- Cockpit: Anreisen, Abreisen, Im Haus
- Neue Reservierungen / Verfügbarkeiten
- Bankett
- Aufgaben
- Statistik
- Berichte
- Housekeeping
- F&B
3. Aktivierung
Einstellungen-> Anbindungen-> Mobile App → ibelsaMobile
Im Vorfeld muss die Funktion einmalig im ibelsa-Backend aktiviert werden. Wenn diese bestellt wird, wird automatisch der Zugriff für den ADMIN-User erstellt. Wenn noch weitere Benutzer Zugriff auf ibelsaMobile haben möchten, können in dieser Oberfläche zusätzliche Accounts bestellt werden.
Für die Aktivierung und den ADMIN-Account zahlen Sie 95 € und jeder weitere Nutzer-Account wird mit 55 € berechnet.
3.1 Zusätzliche Accounts bestellen
Sie können in dieser Übersicht ganz einfach zusätzliche Mobile-Accounts bestellen. Setzen Sie hier die Anzahl nach oben und klicken Sie auf den Button „Kostenpflichtig bestellen“.
4. Mobiler Zugriff und Benutzerrechte
Wie schon erwähnt, hat standardmäßig der ADMIN-User Zugriff auf ibelsaMobile.
Wurden noch weitere Accounts bestellt, so kann man in den Einstellungen > Benutzer die Benutzer anhaken, die sich auch in ibelsaMobile einloggen sollen.
Dafür lediglich den Haken neben dem Benutzer setzen. In dieser Oberfläche wird Ihnen auch angezeigt, wie viele Accounts Ihnen noch zur Verfügung stehen.
Es gibt für ibelsaMobile auch Benutzerrechte, die man aktivieren muss.
Öffnen Sie dazu die Einstellungen > Benutzer und bearbeiten Sie die entsprechenden Gruppen.
Folgende Benutzerrechte sind für ibelsaMobile erforderlich und können entsprechend (de)aktiviert werden:
5. Produkte für ibelsaMobile freischalten
Möchten Sie Produkte direkt über ibelsaMobile in Reservierungen buchen lassen? Aktivieren Sie diese in den Einstellungen > Produkte bei den entsprechenden Warengruppen.
Setzen Sie hier lediglich den Haken bei:
- Verfügbar in mobile: Anreise/Im Haus/Abreisen
- Verfügbar in mobile: Housekeeping
- Verfügbar in mobile: F&B
6. Login
Der Login erfolgt nicht über eine App, sondern über den Browser unter folgender URL:
https://rooms.ibelsa.com/mobile
Die aktivierten Nutzer können auch mehrfach und gleichzeitig online sein.
7. Cockpit
7.1 Anreisen
Man sieht alle Reservierungen auf einen Blick, die heute anreisen. Mit einem Klick auf die Reservierung sieht man alle Informationen, inkl. Rechnungspositionen.
Außerdem ist Folgendes zusätzlich möglich:
- Man kann Aufgaben für bestimmte Benutzer/Gruppen hinzufügen.
- Den Gast einchecken.
- Gäste kontaktieren.
- eRegistration-Links öffnen.
- Produkte hinzufügen.
7.2 Abreisen
Hier sieht man alle Abreisen für den heutigen Tag auf einen Blick. Mit einem Klick auf die Reservierung sieht man alle Informationen, inkl. Rechnungspositionen.
Außerdem ist Folgendes zusätzlich möglich:
- Man kann Aufgaben für bestimmte Benutzer/Gruppen hinzufügen.
- Den Gast auschecken.
- Gäste kontaktieren.
- Produkte hinzufügen.
7.3 Im Haus
Man sieht alle Reservierungen auf einen Blick, die im Haus sind. Mit einem Klick auf die Reservierung sieht man alle Informationen, inkl. Rechnungspositionen.
Außerdem ist Folgendes zusätzlich möglich:
- Man kann Aufgaben für bestimmte Benutzer/Gruppen hinzufügen.
- Den Gast einchecken.
- Gäste kontaktieren.
- eRegistration-Links öffnen.
- Produkte hinzufügen.
8. Neue Reservierung / Verfügbarkeiten
In dieser Übersicht kann man die Verfügbarkeiten eines Zeitraums prüfen und anschließend eine neue Reservierung anlegen (+NEUE RESERVIERUNG).
Klickt man auf GESPERRTE ZIMMER, so sieht man zunächst eine Übersicht der gesperrten Zimmer für einen bestimmten Zeitraum. Über das + kann man weitere Zimmersperrungen hinzufügen.
9. Bankett
In diesem Bereich kann man für einen bestimmten Zeitraum ein Function Sheet für eine Veranstaltung drucken.
10. Aufgaben
Auch in ibelsaMobile gibt es unser Aufgabenmanagement. Sehen Sie hier alle Aufgaben oder nur Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind.
Klicken Sie auf eine bestimmte Aufgabe, können Sie weitere Details sehen und diese Aufgabe anschließend als erledigt markieren.
Hinweise zum Aufgabenmanagement:
Wenn Sie für heute eine Aufgabe zu einer Buchung anlegen, erscheint diese im Reiter Aufgaben für morgen.
11. Statistik
Schnell den kommenden Betrieb im Griff haben: Der Überblick zeigt die nächsten 14 Tage – übersichtlich auf einen Blick.
Darin enthalten:
- Anreisen: Wie viele Gäste kommen
- Abreisen: Wie viele Gäste reisen ab
- Hausbelegung: Aktuelle Personen im Haus
- Durchschnittliche Belegung: Prozentuale Auslastung
Perfekt für Planung, Personal- und Housekeeping-Einsatz!
12. Berichte
In diesem Bereich kann man sich folgende Berichte ansehen:
- F&B-Verpflegungsbericht – zunächst eine Übersicht mit Anzahl pro Tag. Klickt man einen Tag an, so werden die Reservierungen angezeigt.
- Housekeepingliste – Übersicht, welches Zimmer sauber oder schmutzig ist. Außerdem: Anzahl der schmutzigen/sauberen Zimmer, Anzahl der Abreisen/Anreisen und Im-Haus-Gäste.
- Cockpitliste – hier kann eine Cockpitliste als PDF-Datei erstellt werden – Anreisen/Abreisen und Im-Haus-Gäste.
13. Housekeeping
Hier sieht man nun jedes Zimmer einzeln aufgelistet für einen bestimmten Tag.
Bei jedem Zimmer steht dabei, ob eine Abreise oder Anreise erfolgt oder ob der Gast im Haus ist.
Zusätzlich wird angezeigt, ob das Zimmer sauber oder schmutzig ist.
Mit den drei Pfeilen >>> auf der rechten Seite wird angezeigt, ob in dem Zimmer eine Notiz, ein Ereignis oder ein Produkt hinzugefügt wurde.
Mit einem Klick auf den Haken oder das X kann man ein Zimmer sauber (Haken) oder schmutzig (X) melden.
Klickt man auf ein Zimmer, so sieht man noch einmal alle Informationen dieser Reservierung auf einen Blick.
Hier kann man auch Folgendes durchführen:
- Aufgaben erstellen
- Produkte hinzufügen
- Gegenstände als gefunden/verloren melden
- Zimmer sperren (falls nicht belegt)
14. F&B
Hier sieht man auf einen Blick, welche Gäste im Haus sind und welche Frühstück (Croissant), Mittagessen (Suppe) oder Abendessen (Burger) zusätzlich gebucht haben. Diese sind dann grün markiert.
Mit einem Klick auf die Reservierung sieht man auch hier noch einmal, was der Gast für diesen Tag gebucht hat.
Außerdem kann man direkt ein Produkt hinzubuchen, falls der Gast doch etwas essen möchte, oder eine Notiz hinzufügen.
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