Datev-Export durchführen
1. Allgemeine Informationen
Der DATEV-Export dient dazu, die in ibelsa erfassten Finanzdaten in einem Format bereitzustellen, das von der Buchhaltung oder dem Steuerbüro weiterverarbeitet werden kann. In ibelsa wird der Buchungsstapel als CSV-Datei im DATEV-Format erstellt und kann anschließend in DATEV Rechnungswesen beziehungsweise in eine kompatible Finanzbuchhaltung importiert werden.
Warum führt man den DATEV-Export durch?
Der DATEV-Export unterstützt den regelmäßigen und nachvollziehbaren Datenaustausch zwischen Hotelbetrieb, Buchhaltung und Steuerberatung. Statt Buchungen manuell zu übertragen, werden die relevanten Finanzbewegungen aus ibelsa strukturiert exportiert. Das reduziert den manuellen Aufwand, verringert Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass die Buchhaltung mit den in ibelsa dokumentierten Daten arbeiten kann.
Typische Gründe für den Export sind:
- Übergabe von Umsätzen, Zahlungen und Buchungssätzen an die Finanzbuchhaltung.
- Weitergabe der Daten an den Steuerberater oder die Steuerberaterin.
- Vorbereitung von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen.
- Kontrolle und Abstimmung der in ibelsa erfassten Finanzdaten.
- Archivierung und Nachvollziehbarkeit der exportierten Buchungsdaten.
Wichtig ist: Der Export basiert auf den Finanzdaten in ibelsa. Deshalb sollten Finanzkonten, Zahlungsarten, Umsatzkonten und steuerliche Einstellungen vor der Nutzung vollständig und korrekt eingerichtet sein.
2. Voraussetzungen vor dem Export
Bevor ein DATEV-Export erstellt wird, sollte die Finanzkonfiguration geprüft werden. Insbesondere müssen die Konten in ibelsa zur Kontoart und zum Kontenrahmen der Buchhaltung passen. Bei Unsicherheiten sollte die Kontierung immer mit der Buchhaltung oder dem Steuerbüro abgestimmt werden.
Für den Export werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
- Beraternummer: darf nicht leer sein.
- Mandantennummer: darf nicht leer sein.
- Anfangsdatum: erster Tag des gewünschten Exportzeitraums.
- Enddatum: letzter Tag des gewünschten Exportzeitraums.
- Wirtschaftsjahresbeginn: Beginn des relevanten Wirtschaftsjahres.
- DATEV-Formatversion: je nach Zielsystem neue Version 7.0 oder alte Version auswählen.
- Verrechnungskonto: festlegen, ob der Buchungsstapel mit oder ohne Anzeige des ibelsa-Verrechnungskontos erstellt werden soll.
- Datenart: auswählen, ob der komplette Buchungsstapel, nur Buchungen vom Kassenkonto oder Buchungen ohne Kassenkonto exportiert werden sollen.
- Rechnungskorrekturen: festlegen, ob Rechnungskorrekturen mit getauschten Belegfeldern ausgegeben werden sollen.
Hinweis: Ein Export kann erst ab dem Zeitpunkt sinnvoll erstellt werden, ab dem die Finanzkonfiguration vollständig eingerichtet ist. Der Export kann für denselben Zeitraum mehrfach generiert werden.
3. So führen Sie den DATEV-Export durch
- Öffnen Sie in ibelsa den Bereich Einstellungen.
- Bleiben Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen und scrollen Sie runter zu Finanzen.
- Prüfen Sie, ob das Finanzmodul aktiv ist und die benötigten Finanzkonten korrekt hinterlegt sind.
- Klicken Sie auf den Button “Export für DATEV”.
- Tragen Sie die benötigten Exportdaten ein: Beraternummer, Mandantennummer, Zeitraum und Wirtschaftsjahresbeginn.
- Wählen Sie die passende DATEV-Formatversion aus. In der Regel wird die neue Version 7.0 verwendet, sofern das Zielsystem diese unterstützt.
- Legen Sie fest, ob das ibelsa-Verrechnungskonto im Export angezeigt oder herausgerechnet werden soll.
- Wählen Sie die gewünschte Datenart aus: kompletter Buchungsstapel, nur Kassenkonto oder ohne Kassenkonto.
- Entscheiden Sie, ob Rechnungskorrekturnummern getauscht werden sollen. Bei aktivierter Option wird bei Rechnungskorrekturen die Rechnungskorrekturnummer in Belegfeld 1 und die ursprüngliche Rechnungsnummer in Belegfeld 2 ausgegeben.
- Starten Sie den Export und laden Sie die erzeugte CSV-Datei herunter.
- Übergeben Sie die Datei an die Buchhaltung oder importieren Sie sie in das entsprechende Finanzbuchhaltungsprogramm.
4. Was enthält die Exportdatei?
Die Exportdatei wird als CSV-Datei im DATEV-Format erstellt. Sie enthält die erforderlichen Header-Informationen sowie die eigentlichen Buchungsdaten. Dazu gehören unter anderem Informationen zu Belegen, Konten, Gegenkonten, Beträgen, Buchungstexten und weiteren DATEV-relevanten Feldern.
Textfelder wie Buchungstexte oder Rechnungsnummern werden für den Export bereinigt, damit ungültige Sonderzeichen den Import in der Buchhaltung nicht stören.
5. Wichtige Hinweise zur Abstimmung
- Stimmen Sie die Konten und Steuerschlüssel vor dem ersten Export mit dem Steuerbüro ab.
- Prüfen Sie nach dem Export stichprobenartig, ob Zeitraum, Kontierung und Summen plausibel sind.
- Bei Kassenbuchungen kann je nach Auswahl nach Kassenkonto beziehungsweise ohne Kassenkonto gefiltert werden.
- Wenn Zahlungen und Rechnungserstellung nicht am gleichen Buchungstag erfolgen, kann das Verrechnungskonto aus Gründen der Vollständigkeit weiterhin im Buchungsstapel erscheinen.
- Bewahren Sie die exportierte Datei entsprechend der internen Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse auf.
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