Berichte für Steuerberater/Monatsabschluss
Welche Listen und Berichte sind für meinen Steuerberater und den Monatsabschluss wichtig?
Für einen sauberen Monatsabschluss und die Übergabe an den Steuerberater sollten alle Umsätze, Zahlungen und nachträglichen Korrekturen vollständig nachvollziehbar sein.
Für einen vollständigen Monatsabschluss sollten Sie Ihrem Steuerberater idealerweise folgende Unterlagen bereitstellen:
- DATEV Export für den abgeschlossenen Monat
- Einnahmebericht für denselben Zeitraum
- Finanzkontenbericht zur Zahlungsabstimmung
- Rechnungsbericht
- Rechnungskorrekturenbericht
- Rechnungs-Download mit den PDF-Belegen
Wenn alle Berichte für denselben Zeitraum erstellt werden, lassen sich Umsätze, Korrekturen, Zahlungen und Belege zuverlässig miteinander vergleichen. Das erleichtert den Monatsabschluss und reduziert Rückfragen aus der Buchhaltung.
Empfohlene Unterlagen für den Monatsabschluss
| Liste / Bericht | Wofür wird er benötigt? | Typische Verwendung durch Steuerberater / Buchhaltung |
|---|---|---|
| DATEV Export | Export der buchungsrelevanten Finanzdaten im DATEV-Format. | Direkter Import der Buchungssätze in die Finanzbuchhaltung. |
| Einnahmebericht | Übersicht der Einnahmen aus abgeschlossenen Rechnungen im ausgewählten Zeitraum. | Kontrolle der Erlöse nach Zeitraum, Warengruppen oder Produkten. |
| Finanzkontenbericht | Übersicht der Zahlungsarten und zugeordneten Finanzkonten. | Abstimmung von Kasse, Bank, Kreditkarte und weiteren Zahlungswegen. |
| Rechnungs-Download | Sammel-Download aller Rechnungen im ausgewählten Zeitraum. | Bereitstellung der Originalbelege für Prüfung, Archivierung oder digitale Mandantenakte. |
| Rechnungsbericht | Auflistung der erstellten und geschlossenen Rechnungen im Abrechnungszeitraum. | Nachvollziehbarkeit der Ausgangsrechnungen und Rechnungsnummern. |
| Rechnungskorrekturenbericht | Übersicht über alle stornierten Rechnungen. | Prüfung nachträglicher Änderungen und Abgleich mit den ursprünglichen Rechnungen. |
1. DATEV Export
Der DATEV Export ist die wichtigste Datei für die Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung. Er enthält die buchungsrelevanten Daten in einem Format, das vom Steuerberater in DATEV oder ein kompatibles Buchhaltungssystem importiert werden kann.
Typische Inhalte sind Buchungsdatum, Belegnummer, Buchungstext, Beträge, Sachkonten, Gegenkonten und Steuerinformationen. Der Export reduziert manuelle Erfassung, senkt das Fehlerrisiko und sorgt dafür, dass die Umsätze strukturiert an die Buchhaltung übergeben werden.
2. Einnahmebericht
Der Einnahmebericht zeigt die Einnahmen für einen ausgewählten Zeitraum, zum Beispiel für einen Tag, einen Monat oder ein Jahr. Er basiert auf abgeschlossenen Rechnungen und eignet sich daher besonders für die Kontrolle der tatsächlich abgerechneten Umsätze.
Für den Monatsabschluss ist der Bericht wichtig, weil er die Erlöse zusammenfasst und häufig nach Warengruppen oder Produkten gegliedert werden kann. So lässt sich prüfen, ob die im Monat gemeldeten Einnahmen plausibel zu den Rechnungen und Buchungssätzen passen.
3. Finanzkontenbericht
Der Finanzkontenbericht unterstützt die Abstimmung der Zahlungswege. Er zeigt, über welche Finanzkonten beziehungsweise Zahlungsarten Umsätze verbucht wurden, zum Beispiel Kasse, Kreditkarte oder andere Zahlungsarten.
Für den Steuerberater ist diese Auswertung hilfreich, um Zahlungseingänge und Erlöse korrekt den jeweiligen Konten zuzuordnen. Gleichzeitig können Abweichungen, falsch zugeordnete Zahlungsarten oder fehlende Kontenzuordnungen schneller erkannt werden.
4. Rechnungs-Download
Über den Rechnungs-Download können die Rechnungsbelege gesammelt als PDF bereitgestellt werden. Diese Belege dienen als Nachweis für die Buchhaltung und können für die digitale Archivierung oder die Mandantenakte des Steuerberaters verwendet werden.
Der Rechnungs-Download ergänzt die Auswertungen, weil der Steuerberater bei Bedarf nicht nur Summen und Buchungssätze, sondern auch die dazugehörigen Originalbelege prüfen kann.
5. Rechnungsbericht
Der Rechnungsbericht listet die im ausgewählten Zeitraum erstellten beziehungsweise abgeschlossenen Rechnungen auf. Er ist besonders wichtig, um die Vollständigkeit der Rechnungsnummern und die Summe der Ausgangsrechnungen zu prüfen.
Typischerweise enthält der Bericht Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsempfänger, Beträge, Steueranteile und Zahlungsinformationen. Dadurch bildet er eine zentrale Grundlage für die Abstimmung der fakturierten Umsätze.
6. Rechnungskorrekturenbericht
Der Rechnungskorrekturenbericht dokumentiert alle stornierten Rechnungen. Da solche Änderungen buchhalterisch relevant sind, sollten sie dem Steuerberater immer gemeinsam mit dem Rechnungsbericht übergeben werden.
Der Bericht macht transparent, welche Rechnungen korrigiert wurden und welche Korrekturbeträge im Abschluss berücksichtigt werden müssen. Dadurch lassen sich Differenzen zwischen ursprünglichen Rechnungen und tatsächlichen Einnahmen nachvollziehen.
(Einnahmebericht = Rechnungsbericht MINUS Rechnungskorrekturenbericht).
Praktische Abstimmung für den Monatsabschluss
Für die monatliche Kontrolle empfiehlt sich folgender Abgleich:
- Rechnungsbericht prüfen: Welche Rechnungen wurden im Zeitraum erstellt und abgeschlossen?
- Rechnungskorrekturenbericht prüfen: Welche stornierten Rechnungen müssen abgezogen beziehungsweise berücksichtigt werden?
- Einnahmebericht prüfen: Stimmen die verbleibenden Einnahmen mit den erwarteten Monatsumsätzen überein?
- Finanzkontenbericht prüfen: Sind die Zahlungen den richtigen Konten und Zahlungsarten zugeordnet?
- DATEV Export erstellen und zusammen mit den PDF-Rechnungen an den Steuerberater übergeben.
Faustregel: Für die Plausibilitätsprüfung sollte der Rechnungsbericht gemeinsam mit dem Rechnungskorrekturenbericht zum Einnahmebericht passen. Der DATEV Export liefert anschließend die buchungsfähigen Daten für den Steuerberater.
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