Zahlungsbericht
1. Beschreibung
Im Zahlungsbericht werden alle Zahlungen eines ausgewählten Datums nach Zahlungsart sortiert. Jede Zeile enthält Schlüsseldaten wie die Rechnungsnummer, den Rechnungsempfänger, Rechnungszusätze und die Gesamtsumme aller Zahlungen.
Mit Einführung des Folio Updates am 01.07.2023 werden auch Zahlungen erfasst, ohne das die Rechnungen geschlossen sein müssen.
Dadurch müssen Zahlungsbericht und Einnahmebericht nicht unbedingt identisch sein, da der Einnahmebericht nur auf geschlossenen Rechnungen beruht.
2. Filter
2.1 Filtermöglichkeiten
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Rechnungstyp:
- alle Rechnungen (inkl. Gastro): Berücksichtigt sämtliche Rechnungen, einschließlich derer, die über Ihre POS-Kasse abgeschlossen wurden.
- Hotelrechnungen (ohne Gatro): Berücksichtigt ausschließlich Rechnungen aus dem Hotelbetrieb (Reservierungen und Cash-Master), exklusive POS-Kasse.
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CSV (Excel) Export: Setzt man hier den Haken, wird eine CSV-Datei erstellt.
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Zahlungen aller Nutzer anzeigen: Setzt man hier den Haken, so werden alle Zahlungen angzeigt.
3. Beispiel
4. Häufige Fragen
4.1 Warum hat sich der Wert “Zahlungen gesamt mit Rechnungen” verändert, wenn ich den Bericht erneut drucke?
Der Wert Zahlungen gesamt mit Rechnungen kann sich auch in der Vergangenheit ändern.
Da werden alle Zahlungen auf geschlossenen Rechnungen berücksichtigt.
Beispiel:
Wenn Sie eine Zahlung verbuchen an Tag X, die Rechnung aber nicht am selben Tag schließen, wird im Zahlungsbericht von Tag X nur die Folio-Nummer angezeigt. Der Wert Zahlungen gesamt mit Rechnungen erhöht sich nicht.
Schließen Sie am Folgetag nun die Rechnung, erhöht sich der Wert, wenn Sie den Bericht erneut für Tag X drucken.
Barzahlung getätigt - Rechnung noch nicht geschlossen.
Zahlungen gesamt mit Rechnungen: 0,00 €
Tagesabschluss durchgeführt; Rechnung geschlossen
Zahlungen gesamt mit Rechnungen: hat sich erhöht auf 200,00€, obwohl man denselben Zeitraum druckt.
4.2 Kann man den Zahlungsbericht mit dem Einnahmebericht vergleichen?
Der Zahlungsbericht und der Einnahmebericht können nicht vollständig miteinander verglichen werden.
Zahlungen werden in dem Zeitraum erfasst, in dem sie tatsächlich erfolgt sind. Einnahmen im Einnahmebericht werden hingegen dem Zeitraum zugeordnet, in dem die entsprechende Rechnung geschlossen wurde.
Dadurch entstehen zeitliche Verschiebungen zwischen den beiden Berichten, die zu Differenzen führen können.
Für Auswertungen lässt sich der Einnahmebericht am besten mit dem Rechnungsbericht abgleichen, wobei Rechnungskorrekturen über den Rechnungskorrekturenbericht berücksichtigt werden müssen. (Einnahmebericht = Rechnungsbericht MINUS Rechnungskorrekturen-Bericht)