Einführung in das Aufgabenmanagement
Die Aufgabenverwaltung von ibelsa unterstützt Sie bei der individuellen Betreuung der Gäste. Man erreicht diese Funktion über den Reiter „Aufgaben“.
Hier können Sie alle anstehenden Aufgaben sehen, bearbeiten oder verwalten. Zudem werden alle Nicht angereisten Gäste (No-Shows) sowie abgelaufene Optionsbuchungen gesammelt.
Das Modul ist in fünf Registerkarten unterteilt:
1. Offene Aufgaben
Aufgaben können generell einem Kontakt, einer Hauptreservierung (z.B einer ganzen Gruppenreservierung) oder einer Zimmerreservierung (einem einzigen Zimmer einer Reservierung) zugeordnet werden.
Sie alle werden in der Registerkarte “offene Aufgaben” angezeigt, wenn diese noch nicht erledigt wurden. Dabei können alle Aufgaben nach inhaltlichem Text, nach Typ oder nach Datum sortiert werden. Bereits fällige Aufgaben oder abgelaufene Buchungen werden in fett und in rot hervorgehoben.
Jede der Aufgaben kann durch das Anhaken des linken Kästchens ausgewählt und anschließend als “erledigt” markiert oder gelöscht werden.
Über den Aktualisierungsbutton können alle Aufgaben auf den aktuellsten Stand gebracht werden.
Die Aufgabentypen “Kontakt”, “Hauptreservierung” oder “Zimmerreservierung” lassen sich anklicken, so dass Sie in der Sidebar alle wichtigen Information zu der Buchung erhalten.
In dieser Ansicht sieht man alle noch nicht erledigten Aufgaben. Aufgaben können einem Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet werden.
- Sortierung: Aufgaben lassen sich nach Inhalt, Typ oder Datum filtern.
- Hervorhebung: Fällige Aufgaben oder abgelaufene Buchungen werden fett und in rot angezeigt.
- Bearbeitung: Aufgaben können durch Ankreuzen ausgewählt und anschließend als „erledigt“ markiert oder gelöscht werden.
- Aktualisierung: Mit dem „Aktualisieren“-Button können Sie alle Aufgaben auf den neuesten Stand bringen.
- Details: Durch Klicken auf den Aufgabentyp (z.B. „Kontakt“, „Hauptreservierung“, „Zimmerreservierung“) erhalten Sie in der Sidebar alle relevanten Informationen zur jeweiligen Buchung.
2. Channelmanager Aufgaben
Hier sehen Sie alle Channelmanager Aufgaben - jede Reservierung die in ibelsa importiert wird oder storniert wird, wird hier aufgelistet. Die Aufgabentypen “Kontakt”, “Hauptreservierung” oder “Zimmerreservierung” lassen sich anklicken, sodass Sie die Reservierung entsprechend kontrollieren können.
Behalten Sie diese Aufgaben immer im Blick - hier werden auch Aufgaben ersichtlich, wenn eine Reservierung nicht erfolgreich in ibelsa importiert werden konnte (ggf. durch ein fehlendes Mapping).
3. Erledigte Aufgaben
In der Registerkarte „erledigte Aufgaben“ finden Sie alle bereits abgeschlossenen Aufgaben. Hier haben Sie die Möglichkeit, erledigte Aufgaben wieder zu öffnen, indem Sie den Status von „erledigt“ auf „offen“ setzen.
- Bei mehreren Seiten in der Aufgabenliste können Sie die Navigationsschaltflächen am unteren Rand verwenden, um durch die Seiten zu blättern.
4. No Show
In der Registerkarte No Show werden alle Reservierungen angezeigt, denen der Status „No Show“ zugewiesen wurde.
Klickt man auf eine Zimmerreservierung, öffnet sich die Sidebar mit den Reservierungsinformationen. Von dort gelangt man auch in die Rechnung, um dem Gast eine No-Show-Rechnung zu erstellen.
5. Abgelaufene Optionsbuchungen
In dieser Registerkarte sehen Sie alle abgelaufenen Optionsbuchungen. Voraussetzung ist, dass eine Reservierung als Optionsbuchung geführt wird und das Ablaufdatum der Option erreicht ist.
6. Meine Aufgaben
In der Registerkarte Meine Aufgaben kann man alle persönlichen Aufgaben und Gruppenaufgaben sehen.
Weitere Informationen findest Du hier:
Persönliche Zuweisung von Aufgaben an einen Benutzer oder eine Benutzergruppe