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Mein Hotel / Reiter Import

zuletzt Aktualisiert: May 13, 2016 12:30AM CEST
 
Über die Importfunktion können Sie vorhandene Kundendaten (Name, Adresse, Kontaktdaten) in Form einer CSV Datei importieren. Hierzu ist es wichtig, dass Sie die vorhandene Beispieldatei verwenden und genau nach diesem Schema die Kundendaten in der Datei einfügen.


Klicken Sie auf die Beispieldatei 'import_contacts.csv' und speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem PC. Die Beispieldaten können selbstverständlich gelöscht werden. Wichtig ist aber, dass Sie die erste Zeile genauso beibehalten, wie Sie vorgegeben ist. Bitte verändern Sie weder den Inhalt noch die Spaltenanordnung.

Gehen Sie nun in Ihre Kundentabelle und kopieren Sie Spalte um Spalte in die vorgesehenen Spalten in der Beispieldatei. Die Spalten A bis M sind für die Daten von individuellen Gästen vorgesehen. Die Spalten N bis V sind für die Daten von Firmen vorgesehen.


Jetzt gibt es allerdings noch verschiedene Fälle, die unsere smarte Tabelle beim Import berücksichtigen kann.

Individueller Gast ohne Firma: Tragen Sie die Daten des Kontaktes in den Spalten A bis M ein (soweit vorhanden) und lassen Sie den Rest der Zeile frei (Firmenfelder).
Beispieldatei Zeile 2


Firma ohne Kontakt: Tragen Sie die Daten der Firma in den Spalten N bis V ein (soweit vorhanden) und lassen Sie den Anfang der Zeile (individueller Kontakt) frei. Beispieldatei Zeile 3.


 
Individueller Gast mit 1 Firma / Firma mit 1 Kontakt: Tragen Sie die Daten des Kontaktes in den Spalten A bis M ein. In der gleichen Zeile tragen Sie nun zudem die Daten der zugehörigen Firma in den Spalten N bis V ein. Dadurch werden 2 einzelne Karteien angelegt (eine individuelle und eine Firmenkartei) die im System direkt miteinander verknüpft werden.
 
Firma mit mehreren individuellen Kontakten: Sie haben eine Firmenkartei die mit mehreren individuellen Kontakten verknüpft werden soll. Tragen Sie die Daten den ersten Kontaktes in den Spalten A bis M ein. In der gleichen Zeile fügen Sie die Daten der Firma in den Spalten N bis V ein. Gehen Sie in die nächste Zeile und fügen Sie die Daten des nächsten individuellen Kontaktes von dieser Firma in den Spalten A bis M ein. In der gleichen Zeile fügen Sie in den Spalten N bis V die identischen Daten der Firma aus der vorherigen Zeile ein. Das System erkennt automatisch, dass Sie die gleiche Firma zweimal hinterlegt haben und legt daher nur einmal die Firmenkartei an. Zudem werden die einzelnen individuellen Kontakte angelegt. Die Firma wird dann wieder automatisch mit beiden (bzw. allen) individuellen Karteien verknüpft. Beispieldatei Zeilen 4-5.


Individueller Gast mit mehreren Firmen: Sie haben einen Gast der mit mehreren Firmen verknüpft werden soll. Tragen Sie in einer Zeile die Daten des Kontaktes in den Spalten A bis M ein. In der gleichen Zeile tragen Sie nun zudem die Daten derzugehörigen Firma in den Spalten N bis V ein. In der nächsten Zeile fügen Sie wieder die identischen Daten zum Kontakt in den Spalten A bis M ein. In der gleichen Zeile fügen Sie nun in den Spalten N bis V die Daten der zweiten Firma ein. Das System erkennt automatisch, dass Sie den gleichen Gast zweimal hinterlegt haben und legt daher nur einmal die Kontaktdatei an. Zudem werden die einzelnen Firmen angelegt. Der Kontakt wird dann wieder automatisch mit beiden (bzw. allen) Firmen verknüpft. Beispieldatei Zeilen 6-8.


 
Hier die Erklärung zu den einzelnen Spaltenüberschriften der Tabelle:

Felder

Spalte A - person_title:    Die Anrede des Kontaktes ('Herr' oder 'Frau').
Spalte B - person_first_name:    Der Vorname des Kontaktes.
Spalte C - person_last_name:    Der Nachname des Kontaktes.
Spalte D - person_address:    Die Straße und Hausnummer des Kontaktes.
Spalte E - person_city:    Die Stadt des Kontaktes.
Spalte F - person_zip_code:    Die Postleitzahl des Kontaktes.
Spalte G - person_country:    Das Land des Kontaktes.
Spalte H - person_phone_business:    Die Geschäftstelefonnummer des Kontaktes.
Spalte I - person_phone_private:    Die private Telefonnummer des Kontaktes.
Spalte J - person_phone_mobile:    Die Handynummer des Kontaktes.
Spalte K - person_fax:    Die Faxnummer des Kontaktes.
Spalte L - person_email:    Die E-Mail Adresse des Kontaktes.
Spalte M - person_birthday:    Der Geburtstag des Kontaktes

Spalte N - company_name:    Der Firmenname
Spalte O - company_address:    Die Straße und Hausnummer der Firmenadresse.
Spalte P - company_city:    Die Stadt der Firmenadresse.
Spalte Q - company_zip_code:    Die Postleitzahl der Firmenadresse.
Spalte R - company_country:    Das Land der Firmenadresse.
Spalte S - company_phone:    Die Telefonnummer der Firma.
Spalte T - company_fax:    Die Faxnummer der Firma.
Spalte U - company_email:    Die E-Mail Adresse der Firma.
Spalte V - company_web:    Die Webseite der Firma.

Speichern Sie die Datei im CSV Format UTF 8 kodiert ('Wie speicher ich die Kontakt_Import CSV Datei UTF 8 kodiert?').

Gehen Sie nun in ibelsa.rooms auf dem Reiter 'Import' auf die Option 'Durchsuchen' und laden Sie die gewünschte Datei hoch. Sobald Sie 'hochladen' drücken, wird der Import gestartet.
 
Sie bekommen im Anschluss die Meldung, ob der Import erfolgreich durchgeführt wurde. Die Anzahl der importierten Personen und Firmen wird Ihnen im Protokoll 'Vorherige Importe' angezeigt. Zudem werden Ihnen hier die Anzahl von Fehlern und Duplikaten angezeigt.

Sollten Sie nach dem Import feststellen, dass die Daten fehlerhaft importiert wurden (Sie haben z.Bsp. Felder in der Tabelle verwechselt und die Telefonnummer ist bei allen Karteien als Faxnummer eingetragen), dann können Sie den Import auch jederzeit wieder rückgängig machen ('Wie mache ich den Import der Kundendaten wieder rückgängig?').

 

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