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Kundenmail vom 22.05.19 und Information zur DSGVO

zuletzt Aktualisiert: Jun 28, 2018 10:09AM CEST


Sehr geehrte Kundinnen,
sehr geehrte Kunden,
 
wie Sie wissen, tritt diesen Monat die Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) in Kraft. Alle europäischen Länder überführen mit dem Stichtag 25. Mai 2018 europäisches Recht in nationale Verordnungen.
Die daraus resultierenden Rechte und Pflichten sind von allen Unternehmen/Personen, unabhängig von der Rechtsform und Größe, zwingend umzusetzen. Wir hoffen, dass Sie bereits die wesentlichen Schritte initiiert haben.
 
Wie bereits vor einigen Wochen auf der MyDay-Seite angekündigt, senden wir Ihnen heute unseren Datenverarbeitungsvertrag (ADV) und die Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach (DS-GVO), sowie die Datenschutzinformationen für unsere Kunden. Die Dokumente finden Sie im Anhang dieser Mail.
 
Bitte drucken Sie die ADV aus und setzen Sie sich als „Verantwortlicher“ auf der ersten Seite ein. Bitte tragen Sie weiter auf Seite sieben Ihre „weisungsbefugten Personen“ (Personen, welche uns Änderungen mitteilen dürfen) ein und unterzeichnen Sie das Dokument auf der letzten Seite. Bitte senden Sie das Dokument im Anschluss an folgende Adresse: datenschutz@ibelsa.com
 
Als einen weiteren Schritt zur Umsetzung der DS-GVO haben wir folgende Anpassungen und Erweiterungen innerhalb von ibelsa.rooms vorbereitet:
 
  • Überarbeitung Meldeschein
Wir haben den bestehenden Meldeschein entlang der DS-GVO Vorgaben überarbeitet und um eine zweite Seite erweitert. Mit diesem neuen Formular lassen Sie sich von Ihrem Gast die Einwilligung zur Datenverarbeitung geben.
Sie müssen im Einstellungsbereich Ihres ibelsa.rooms Accounts zunächst noch im ersten Reiter „Einstellungen“ unter „Meldeschein“ einige auf Ihren Standort bezogene Angaben vornehmen. Unter anderem müssen Sie Ihre zuständige Aufsichtsbehörde einsetzen. Eine Übersicht finden Sie hier: https://www.datenschutz-wiki.de/Aufsichtsbeh%C3%B6rden_und_Landesdatenschutzbeauftragte
 
  • Gastinformationen
Ähnlich wie die vor einigen Monaten veröffentlichte Funktion der „Reservierungshistorie“ gibt es ab dem 25. Mai die „Gasthistorie“. In der Kundendatei können Sie über einen Button alle Details inkl. der jeweiligen vorgenommenen Änderungen über einen gespeicherten Gast abrufen und über diese Informationen einen Bericht produzieren.
Neu ist ebenfalls die Funktion, dass Sie einen Kontakt löschen können. Dies geht jedoch nur, wenn Sie als User die entsprechenden Rechte haben und für den Kontakt, welchen Sie löschen möchten, in der Zukunft keine Reservierungen in Ihrem ibelsa.rooms System erfasst sind.
 
  • Unsere Buchungsmaschine (ibelsa.ibe & ibelsa.ibe.light) und unser Anfrageformular werden um ein weiteres Bestätigungsfeld "Datenschutzbestimmung zustimmen" erweitert. Bitte gehen Sie zunächst im Einstellungsbereich auf den Reiter „Anbindung“ und ergänzen bei dem jeweiligen Tool die Freifelder (siehe Punkt Meldeschein). Denken Sie daran nach Eingabe der Texte Ihre Änderungen zu speichern.
 
  • Ihr persönlicher Hotel-Pin
Zur eindeutigen Identifizierung für Support-Anliegen, haben wir Ihnen einen neuen vierstelligen Code zur Identifizierung zugewiesen. Diesen finden Sie im Einstellungsbereich unter „Einstellungen“. Alternativ können Sie mit der Maus, oben rechts über das „Fragezeichen-Symbol“ neben dem "Buchungstag" gehen. Dabei bekommen Sie ebenfalls Ihren Pin angezeigt. Ab dem 25. Mai können wir Anliegen Ihren Account betreffend nur noch nach vorheriger Angabe Ihres Pins bearbeiten. Für vertragliche Anliegen hat natürlich nach wie vor Ihre Hotel-ID und Ihre Kundennummer Gültigkeit.
 
Wir werden die Funktionen mit einem Update am 24. Mai gegen 19 Uhr einspielen. Wir gehen davon aus, dass Sie für circa 30 Minuten keinen Zugriff auf Ihren ibelsa.rooms Account haben werden. Bitte loggen Sie sich gegen ca. 19.30 Uhr erneut ein und Ihre neuen Funktionen stehen Ihnen automatisch zur Verfügung. Bitte denken Sie daran die oben beschrieben Freitextstellen (Meldeschein, IBE, etc.) zu befüllen. 
 
Falls Sie noch Fragen zur DS-GVO haben, möchten wir gerne erneut auf das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht verweisen. Die Behörde hat zu dem Thema DS-GVO und Beherbergungsbetriebe eine gute Hinweisdatenbank aufgebaut:
 
Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
https://www.lda.bayern.de/media/muster_11_beherbergungsbetrieb.pdf
 
Muster 11: Beherbergungsbetrieb (Hotel mit Restaurant) – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
https://www.lda.bayern.de/media/muster_11_beherbergungsbetrieb_verzeichnis.pdf
 
Es freut uns sehr, dass Sie nun entlang der Verträge und der neuen Funktionen für den 25. Mai und das damit Inkrafttreten der DS-GVO Verordnung bestens aufgestellt sind.
 
Mit den besten Grüßen
Ihr ibelsa.team

ADV_ibelsa_GmbH

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TOM´s_ibelsa_GmbH